Gestión y administración de nómina en el sector salud: caso de Payrolling en México

Administrar los salarios en una compañía del ámbito sanitario con sucursales en diversos estados de la República Mexicana demanda mucho más que emitir percepciones cada dos semanas. La presencia de múltiples registros patronales, variadas unidades operativas, compromisos ante entidades como el IMSS y un flujo considerable de datos demanda procedimientos exactos, supervisiones rigurosas y la aptitud para identificar anomalías antes de que provoquen complicaciones de índole operativa o económica.

Un caso de éxito en Payrolling desarrollado por Evolucione muestra cómo una estrategia puede organizar una operación compleja y llevarla a una nueva estructura en un periodo de apenas ocho días. El proyecto correspondió a un grupo médico de especialidad con presencia nacional e internacional, que necesitaba migrar su gestión de nómina sin alterar su calendario habitual de pagos y manteniendo la continuidad de sus actividades.

El desafío de administrar una nómina con presencia en cinco estados

Antes de la implementación, el grupo médico gestionaba internamente su nómina mediante un sistema contable. La operación involucraba 74 colaboradores distribuidos entre cinco registros patronales ubicados en Ciudad de México, Jalisco, Guanajuato, Nuevo León y Baja California.

A todo lo anterior se añadían tareas manuales, una notable carga administrativa y gastos operativos al alza. Asimismo, la ejecución de las remuneraciones quincenales constituía un asunto delicado, pues cualquier fallo en las operaciones aritméticas era capaz de perjudicar tanto a la entidad como a su equipo de trabajo.

La meta consistía en migrar toda la gestión a un sistema de Payrolling y lograr que la primera quincena de este nuevo modelo se liquidara sin contratiempos. Cada tarea tenía que ejecutarse respetando las fechas habituales de cobro y en un margen de ocho días.

Un sistema estructurado para culminar con éxito la migración

El tiempo disponible exigía una planificación detallada. El proyecto comenzó con una reunión entre el Director General, el Contralor y el Gerente de Nóminas, en la que se establecieron responsabilidades y prioridades.

Más adelante, se planificó un cronograma de trabajo que incluyó los plazos para suministrar los datos, configurar el sistema, auditar los cálculos, validar la prenómina y emitir los distintos reportes.

Entre las acciones fundamentales destacó la depuración y el traslado de los datos pertenecientes a los 74 colaboradores. Con el propósito de optimizar su gestión y control posterior, dichos registros se estructuraron conforme a cada centro operativo y registro patronal.

Tecnología y sistemas de control para supervisar cada fase

El proyecto abarcó la configuración de FORTIA, sistema enfocado en la administración de Recursos Humanos y la gestión de nóminas. Dicha solución sirvió para unificar datos, agilizar cálculos y optimizar el seguimiento de las operaciones.

El procedimiento abarcó asimismo cinco relaciones con guiones, asociadas a las diversas entidades bancarias empleadas en la distribución de los abonos, además de la creación y comprobación de los documentos indispensables para concretar los movimientos.

Antes de cada proceso de pago se enviaba la prenómina para revisión y aprobación. Después se verificaban las incidencias, se realizaban los cálculos correspondientes y se conciliaba la información. Esta cadena de revisiones fue fundamental para asegurar que la nueva operación funcionara correctamente desde el primer periodo.

Se han hallado incongruencias notables durante la revisión preliminar

Durante los primeros siete días de labores se identificó uno de los descubrimientos más relevantes. Al analizar los datos, fue posible detectar irregularidades vinculadas al fondo de ahorro y al IMSS, las cuales se originaron por descuidos en la gestión pasada.

Gracias a la identificación precoz, los descubrimientos pudieron comunicarse y los ajustes pertinentes se llevaron a cabo antes de que tales discrepancias evolucionaran hacia un problema grave. Dicha circunstancia pone de manifiesto cuán relevante resulta que la administración de nóminas incorpore supervisiones y auditorías, distando mucho de reducirse al simple cálculo automatizado de los números.

Aparte de efectuar el cálculo y pago de la nómina, el proceso abarcó la emisión y el timbrado de los CFDI, sumado a su entrega automatizada a los trabajadores. Mediante Kiosco FORTIA, los equipos de trabajo tuvieron asimismo la posibilidad de revisar sus recibos de manera directa.

Qué resultados obtuvo el grupo médico

Gracias al despliegue, fue posible finalizar la transferencia del procedimiento en el tiempo previsto y obtener un cómputo salarial verificado. Igualmente, se unificaron varios procesos por medio de recursos tecnológicos y se fijaron productos concretos para cada etapa.

Dentro de los documentos elaborados de manera quincenal se incorporaron informes de nómina, listados de raya por ubicación y institución bancaria, ficheros de dispersión y directorios con CFDI sellados. En el plano mensual se consideraron reportes consolidados junto con gestiones asociadas al ISN, FONACOT y SUA.

La mudanza operativa abarcó también formación a distancia destinada al personal de Recursos Humanos, un instructivo de empleo y utilidades orientadas al manejo de perfiles. Así, el proceso de puesta en marcha abarcó tanto la vertiente técnica como el sostenimiento de las labores cotidianas.

El payrolling como asistencia en la gestión de nóminas complejas

El ejemplo evidencia que la administración de sueldos en el ámbito sanitario demanda una coordinación estrecha, auditoría de datos y supervisiones que respalden cada fase del procedimiento. Tratándose de entidades con múltiples ubicaciones y registros patronales, un esquema de Payrolling logra unificar las operaciones, estructurar los métodos y simplificar el control de las responsabilidades asociadas al pago de salarios.

El ejemplo del grupo médico evidencia que la administración de salarios es capaz de optimizarse hasta en periodos breves si se cuenta con un método definido, recursos idóneos y control en cada fase. Asimismo, la localización de fallas en el transcurso de la migración confirma la importancia de examinar los procedimientos bajo una perspectiva global y no limitarse a migrar datos de un sistema a otro.

Gracias a su sólida experiencia en servicios de Payrolling en México, Evolucione implementa procedimientos integrales que comprenden la generación de CFDI, el timbrado y el cálculo salarial, además de diversos reportes y mecanismos de supervisión para monitorear cada etapa del proceso. La experiencia acumulada en esta clase de soluciones pone de manifiesto la relevancia de disponer de una administración metódica siempre que las demandas operativas de una empresa exijan un mayor rigor, estabilidad y control.